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時間の使い方がうまい人の特徴や使い方を紹介

毎日時間がないと感じている方は大勢いらっしゃいます。その一方で時間を有効に使って自分のやりたいことができている方も多くいらっしゃいます。今回は、時間が足りないなぁと感じている人向けに時間の使い方についてお話します。

時間の使い方が上手な人の特徴

時間の使い方が上手な人の特徴
多くの仕事を任されているのに、遅滞なく業務を進めているひとがいますが、なぜ、そんなことができるのでしょうか。ここでは、よく耳にする「時間の使い方が上手な人」の特徴についてお話します。

スキマ時間の活用がうまい

時間の有効活用をうたう多くの書籍では「スキマ時間の有効活用」が取り上げられています。「スキマ時間」とは、何かをする前や後にできる「ちょっとした空き時間」のことで、その多くは移動時間になります。

実は、時間の使い方上手な人はこのちょっとした空き時間の使い方が上手な人とも言えます。たとえば、打ち合わせに行く前の移動時間では、打ち合わせで話す内容を反芻したり、書類のチェックなどをし、通勤時間は、ニュースサイトをチェックしたり、ゲームをしたりしていることでしょう。

ここでいう、「スキマ時間の活用がうまい」というのは、ニュースサイトの閲覧やゲームをすることを言っているわけではなく、ちょっとした空き時間をどれだけ意識して使えているかということを意味しています。

試す価値はある起床直後と就寝前の時間の活用

一般的には、起床直後と就寝前の時間は無駄に使われている時間といわれています。そんな時間くらいのんびりしたいと思うものですが、時間の使い方が上手な人はこの時間も上手に使います。

一例ですが、起床直後は、テレビのニュース番組を観ることやスマホでニュースチェックなど、就寝前には、読書をするなど比較的簡単にできることをするように心がけています。

前倒しで進めている

重要な案件を進める場合に重要なのは、納期の遅れを回避すること。納期の遅れを防ぐために活用したいのがスキマ時間で、スキマ時間を使って少しずつ前倒しで業務を進めることで、時間の余裕を生んでいます。

さらに、時間の余裕が生まれることから、精神的にも余裕が生まれ、クオリティの高い仕事ができるようになります。多くの人が苦い経験をした夏休みの宿題と同じです。

時間の期限を設けている

作業をするときに作業内容に応じてかかる時間を決めることは大事。何の予定もない休日でもない限り、時間には限りがあるので、何をいつまでにということを常に意識しなければなりません。

たとえば、10分で報告書を仕上げるとか、30分でニュースサイトの閲覧を終わるとか。はじめは時間内になかなか終えられないことも次第に終えられるようになり、さらに、時間見積もりもできるようになります。時間の見積もりができればさらにスキマ時間を作ることができます。

集中して作業している

時間を短く設定することで、集中して作業できるようになります。おすすめなのは50分刻み。人間の集中力の限界が45~50分といわれているのでこれより長くやっても効率は上がりません。

さらに、決めた時間内に完了しない場合でも、当初のスケジュール通りに次の作業に取り掛かるようにします。最初は、慣れませんが、次第に集中できるようになります。

また、集中する際に気を付けなければならないのは、一つの作業に集中すること。仕事では、マルチタスクは当たり前となっているので、ひとつのことに集中するのはかなり苦労します。時間で区切るなどして気持ちを切り替えることが必要です。

1日のサイクルを意識している

人にはそれぞれ集中できる時間があります。体調や気分によっても変わってくるので、自分がいつ、どんな状況のときに集中できるのか細かく知ることが大事です。さらに、集中できる時間にやることと集中できない時間にやる仕事を分けることも大事です。

そこで大事なのが、優先順位をつけること。よく言われるのは、すぐやらなければいけない重要なこと、急ぎではない重要なこと、急ぎではあるけど重要じゃないこと、急ぎでもないし重要でもないことの4つ。場面により変わる場合もありますが、常にこの4つを意識して割り振りを考えましょう。

思考の可視化をしている

思考は頭の中でおこなわれるものですが、思い込みなどによりときに混乱をきたす場合があります。そんなときは、文字にしてみると整理できます。自分のやりやすい方法でいいので、頭にうかんださまざまな業務を文字にします。文字にした業務をもとに優先順位や時間配分をおこないます。

やるべきことが明確になっている

ある案件を進める場合に、完了までにどんな業務があるかを抽出し、業務ごとにさらに細かく作業を分割して業務を明確化します。明確にした業務は、スケジューリングしますが、この明確化が業務の抜けや無駄を排除する重要な役割を果たします。

また、明確化した業務に応じて一定のリズムで作業できるようにスケジュールすることも大事。日々の生活をパターン化することで無駄のない作業ができるようになります。

結果も可視化している

業務を細分化、明確化しスケジューリングしたら仕事は終わりではありません。スケジュールと実際の業務進捗の差を常に把握しておく必要があります。結果を記録するときは、できるだけ可視化すること。可能であれば、全体の工程と進捗度合いがわかるようになっているとパッと見で把握できるのでおすすめです。

時間の使い方が下手の人の特徴

時間の使い方が下手の人の特徴
時間の使い方が下手な人の典型は、ネットサーフィンやSNSを長時間していること。どちらもあっという間に時間が経っている割には得る情報はそれほど多くなく、テレビにいたっては自分で消さない限り何かしら番組が流れている状態です。

また、いつも後回しにしてしまう癖があります。「まだ、納期まで時間があるからあとでやろう」と後回しにしてしまうので期限ぎりぎりになると焦ってやることになります。長時間のネットサーフィンや後回しを少しでもなくせば、その分時間を違うものに使えるようになります。

時間を上手に使える人は「今」できることを「今」やっている

時間を上手に使える人は「今」できることを「今」やっている
今回は、時間の使い方が上手な人の特徴についてお話しました。

時間の使い方が上手な人の特徴は、空き時間を作ることに注力しているわけではなく、できることを「今」やることで、空き時間ができていると言えます。

過度に焦る必要はないのです、「まだ時間があるからあとでいいや」では、いつまで経っても時間を作ることはできません。

さらに、長時間のSNSやネットサーフィンもマイナスになることもあります。時間を決めてやることや調べることを決めて利用するようにしましょう。

時間はちょっとした心がけで作ることができます。そのコツは、「今」やることです。

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