ビジネスパーソンなら必須のエクセル操作ですが、関数を知っているのといないのとでは、仕事の進捗にの開きが出ることがあります。今回は、仕事がはかどるエクセルの使い方についてお話します。
ビジネスシーンで使えると仕事がはかどるエクセル関数
ビジネスでエクセルを使う場合は、加減乗除だけではなく関数を使用する機会も増えてきます。特に短時間で大量のデータを思う形にまとめるためには、関数を駆使するしかありません。ここでは、ビジネスで使うと助かるエクセル関数を紹介します。
データ参照なら「vlookup」
２つのデータの数字を比較する際に、一方のデータを参照するときに使うと便利なのが「vlookup関数」です。たとえば、自分の持っている名簿に別の名簿の購入履歴を表示させたい場合に便利です。
数式は、表示させたいセルに
=vlookup(検索値,範囲,列番号,検索方法)
となります。
検索値には、キーとなるセルや文字を入力します。先の名簿の例でいうと、名簿の名前に対応した購入履歴を表示させるので「名前」になります。
範囲には、検索値のあるセルから表示させたいセルまでを指定します。例で言うと名前から購入履歴までとなります。
列番号には、検索値から表示させたいセルまでの列数を入力します。名前から３列目にあるなら「3」が入ります。
検索方法には、完全一致の「false」か部分一致の「true」を入力します。他の名前の購入履歴は必要ないので「false」を入力します。
数式からもわかるように、参照するセルは検索値があるセルより右側になければ参照できませんので、データの並びによっては、データの列を並び替える必要があります。
参照データの並びを変えたくないなら「index」&「match」
前項のvlookup関数と似ていますが、こちらは参照するデータの並びを選びません。よって、vlookup関数で対応できない場合にmatch関数と組み合わせて利用すると便利です。
数式は、表示させたいセルに
=index(範囲,縦位置,横位置)
となります。
match関数と組み合わせると
=index(範囲,match(検索値,範囲,検索方法))
となります。
index関数の範囲には、表示したいデータが記載されているセルを記入します。購入履歴が記載されているセルです。
縦位置には、上からの位置を入力します。今回は、この縦位置にmatch関数を使って上からの位置を代入します。
横位置には、左からの位置を入力します。縦位置は省略できませんが、横位置は省略できます。
次にmatch関数ですが、検索値には、表示させたいデータのキーを入力します。名簿で言うと表示させたい名前のセルです。
範囲には、表示させたいデータの検索値が入力されているセルを指定します。名簿で言うと購入履歴データの名前が記入されているセルです。
検索方法には、部分一致なら「１」か「-1」、完全一致なら「０」を入力します。
vlookup関数と違いデータの場所を指定して参照させるので並びは気にしませんので、事前に並び替える手間が省けます。
知っていれば資料作成時間短縮にもつながるエクセルの関数
今回は、仕事がはかどるエクセルの使い方についてお話しました。
今回紹介した関数以外にも便利な関数はたくさんありますが、関数の使い方をすることで膨大な時間がかかっていたデータの作成時間も大幅に短縮できます。
余った時間は、追加資料の作成に当ててもよし、プレゼンの準備に使うもよしといいことばかりです。ぜひ、ビジネスシーンで試してみてください。
もし、エクセルを使ったデータ加工が必要な際は、気軽にご相談ください。
